Jak przeprowadzić archiwizację dokumentacji we własnej firmie podpowiadają specjaliści

 

Archiwizowanie dokumentów firmowych nie jest rzeczą prostą – należy zwrócić uwagę na wiele drobnych szczegółów, których pominięcie może się okazać w przyszłości bardzo problematyczne. Jak twierdzi ekspert z archive-it.pl , o odpowiednią archiwizację dokumentacji przedsiębiorstwa należy zadbać już na samym początku jego działania – w ten sposób można uniknąć problemów, które mogą się pojawić na przestrzeni lat.

 

Oto kilka podstawowych rad, jak dobrze poprowadzić archiwum dokumentów we własnej firmie:

 

– Kwestia fundamentalna – należy zdobyć odpowiednią wiedzę teoretyczną dotyczącą archiwizacji dokumentów. Należy zwrócić uwagę na przepisy prawa określające czas archiwizacji dokumentacji ze względu na jej typ, odpowiednie przepisy dotyczące sygnatur, reguł porządkowania i katalogowania. W tym punkcie trzeba również zaznaczyć, że te przepisy mogą ulec zmianom, dlatego warto raz na jakiś czas je skontrolować.

 

– W razie jakichkolwiek wątpliwości warto zwrócić się o radę do specjalisty – istnieją firmy zajmujące się archiwizowaniem dokumentów, przeszkolony personel na pewno będzie w stanie rozwiązać problemy i odpowiednio doradzić.

 

– Do archiwizacji dokumentów należy podejść na spokojnie, nie wolno się spieszyć czy denerwować – może to wprowadzić niepotrzebne zamieszanie i, niechciane przecież, pomyłki i błędy.

 

Wiele osób zadaje sobie pytanie, w jakim celu prowadzi się w firmach archiwum dokumentów. Odpowiedź jest zasadniczo bardzo prosta – jest to idealne zabezpieczenie i poświadczenie działalności firmy w razie ewentualnych kontroli, np. z Urzędu Skarbowego. To właśnie na podstawie analizy zarchiwizowanych dokumentów odgórne organa będą mogły wydać ostateczną ocenę działalności firmy. Dlatego też tak ważne jest w tym przypadku dbanie o wszelkie szczegóły – pomogą one uniknąć niepotrzebnych i zbędnych wyjaśnień i znacznie skrócą czas trwania ewentualnej kontroli.